Vertrauen in virtuellen Teams: Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit im Home Office

Noch vor etwas mehr als einem Jahrzehnt war „Remote Work“ den Außendienstlern vorbehalten. Sie kamen gelegentlich ins Büro, um sich neue Marketingbroschüren oder Büromaterial abzuholen. Die meiste Zeit aber waren sie außer Sichtweite.

Der ein oder andere erinnert sich vielleicht noch an Kommentare wie: „Arbeitet der eigentlich wirklich? Wahrscheinlich verbringt er den halben Tag damit, Besorgungen zu machen oder fern zu sehen.“ Oder „Sie ist nie da, wenn ich sie anrufe – wer weiß, was sie den ganzen Tag treibt!“

Heute ist das Arbeiten außerhalb zentraler Büroräume längst nicht mehr nur Vertrieblern möglich und spätestens seit den jüngsten Entwicklungen der COVID-19-Pandemie stellt sich jedes Unternehmen zwangsläufig die Frage: Inwieweit kann ich mein Team virtuell aufstellen, um die Krise und die damit verbundenen Einschränkungen bestmöglich zu meistern? Die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer scheint diese Entwicklung positiv zu bewerten: Laut einer aktuellen Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft können sich 75,4 % der befragten Arbeitnehmer vorstellen, im Home Office zu arbeiten, 58 % wünschen sich diese Möglichkeit ausdrücklich.

Doch nur weil Mitarbeiter virtuell arbeiten, bedeutet das noch lange nicht, dass sich die uralten Vertrauensprobleme gelöst haben. Denn wer die Transformation in dezentrale Teams schon einmal durchlaufen hat, weiß, dass diese nicht selten von kommunikativen Herausforderungen, Verantwortungsdiffusion und dem Gefühl emotionaler Distanz begleitet werden.

Die gute Nachricht ist: Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, können virtuelle Teams sogar produktiver und engagierter sein als diejenigen, die tagtäglich im selben Büro zusammenarbeiten!

Wie das gelingen kann? Hier sind unsere 4 Schritte zum Vertrauensaufbau in virtuellen Teams:

1. Starte mit Klarheit: Klarheit hält Misstrauen, Angst und Verwirrung im Zaum – das gilt grundsätzlich und besonders für virtuelle Teams. Ohne regelmäßige persönliche Interaktion kann man schnell den Überblick verlieren, welche Ziele man erreichen möchte und wie jedes einzelne Teammitglied dazu beitragen kann.

• Definiere klar und regelmäßig die Ziele und Prioritäten Deines Teams.
• Definiere die Rollen und Verantwortlichkeiten, damit jeder seinen Teil zum Teamerfolg beitragen kann.
• Nutze die Vorteile von Echtzeit-Tools, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
• Wähle im Zweifelsfall immer den transparenteren Weg. Je mehr Deine Teammitglieder wissen, desto weniger füllen sie ihre Wissenslücken mit Annahmen und Mutmaßungen.

2. Definiere Prozesse: Ohne einen gewissen Rahmen kann die Produktivität schnell auf der Strecke bleiben. Welche Prozesse für Dich und Dein Team am sinnvollsten sind, hängt von der Teamkonstellation und -funktion ab. Diese allgemeinen Schritte können Dir dabei helfen:

• Stelle einige konkrete, nicht verhandelbare Regeln und Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf, nach denen sich alle Teammitglieder zu richten haben.
• Baue Commitment auf, indem Du die individuellen Erwartungen des Einzelnen sowie Fristen und Verantwortlichkeiten festlegst.
• Nutze Ressourcen wie gemeinsame Kalender, Dokumente oder Cloud-Ablagen sowie Projektmanagement- und Kollaborationswerkzeuge, um Konsistenz zu gewährleisten.

3. Vergiss die Menschen nicht: Technologien ermöglichen es uns, virtuell zu kommunizieren. Doch der wichtigste Faktor für den Erfolg jedes Teams sind nach wie vor die Menschen. Wenn persönliche Interaktion selten ist, ist es umso wichtiger, den Teamgeist zu fördern.

• Entwickle die Kommunikationsfähigkeiten Deiner Teammitglieder. E-Mails, Chatverläufe oder Voicemails können leicht fehlinterpretiert werden, was schnell zu Verwirrung oder gar Konflikten führen kann. Alle Teammitglieder müssen in der Lage sein, auch im virtuellen Raum effektiv und unmissverständlich zu kommunizieren.
• Erkenne und honoriere regelmäßig Erfolge und initiiere Teambuilding-Maßnahmen, um als Team zusammenzuwachsen.
• Schaffe regelmäßig Raum für Feedback und Reflexion, damit sich alle gehört und verbunden fühlen.
• Befähige Deine Teammitglieder, ihre eigene und fremde Gedankenvielfalt zu erkennen, um sich gegenseitig unterstützen zu können und effektiv zusammenzuarbeiten.

4. Lasse Flexibilität und neue Ideen zu: Viele virtuelle Mitarbeiter fühlen sich produktiver und motivierter, weil sie durch den Remote-Ansatz flexibler sind und ihr Arbeits- und Privatleben besser koordinieren können. Sobald ein gemeinsamer Rahmen für die Arbeit im Home Office definiert ist, lasse auch Freiheiten zu, um das Engagement und die Inspiration Deines Teams zu fördern.

• Gewähre Deinen Teammitgliedern so viel Freiraum wie möglich, ihre Arbeit selbst einzuteilen. Das setzt natürlich die kulturelle Erwartung voraus, dass alle Teammitglieder in der Lage sind, so zu arbeiten, wie es für sie am produktivsten ist.
• Ermutige Deine Kolleginnen und Kollegen, die Zukunft des Unternehmens mitzugestalten, indem sie die eigene Gedankenvielfalt einbringen und neue Perspektiven und Ideen aufzeigen.
• Stelle Tools zur Verfügung, die die Zusammenarbeit und den Ideenaustausch fördern.
• Werde kreativ und vor allem: Habe Spaß dabei! Bei Herrmann nutzen wir zum Beispiel Slack als tägliches Kommunikationstool. Neben fachlichem Austausch und Inspiration geistern auch die ein oder anderen Haustiere oder lustigen Comics durch unsere Kanäle.

Und zu guter Letzt – Wenn Du ein virtuelles Team führst, denke immer daran: Deine Rolle ist entscheidend! Es liegt an Dir, eine Kultur des Vertrauens zu schaffen, in der sich jedes Teammitglied wohlfühlt und sich mit seinen Gedanken und Kompetenzen einbringen kann – auch dann, wenn der Ort des Geschehens nicht das Großraumbüro ist, sondern der private Schreibtisch und Brainstormings nicht in großen Meetingräumen, sondern auf virtuellen Kanälen stattfinden.

PS: Folgst Du uns schon bei LinkedIn? Dort informieren wir Dich regelmäßig über anstehende Webinare und Zertifizierungen und versorgen Dich mit hilfreichem Content aus der Herrmann-Welt. Du bist bereits zertifiziert? Dann laden wir Dich ein, unserer LinkedIn Community “Whole Brain® Thinking und HBDI® für zertifizierte Anwender” beizutreten, um Erfahrungen aus der Arbeit mit dem HBDI® auszutauschen und gemeinsam zu wachsen.