Spätestens seit Corona hat digitale Kommunikation flächendeckend Einzug in unser aller Alltag gehalten. Ob mit Kunden, Kollegen oder Familienmitgliedern, derzeit führt kein Weg mehr an virtuellen Kommunikationstools wie Skype, Slack oder Zoom vorbei und selbst einstige “Digitalisierungs-Verweigerer” müssen sich eingestehen: Noch nie waren virtuelle Hilfsmittel so sinnvoll wie jetzt.

Fluch und Segen zugleich: Das Meer an Tool-Optionen ist endlos. Für fast jedes analoge Gesprächs-Szenario gibt es eine digitale Lösung, die es uns ermöglicht, weltweit mit Menschen im Austausch zu stehen. Doch wie so oft gilt auch hier: Jedes Tool ist nur so effizient wie sein Anwender. Ganz egal, wie viele Softwarelösungen und Geräte Du im Einsatz hast, entscheidend ist, wie Du sie für Dich nutzt. Denn besonders dann, wenn die Nuancen der Wahrnehmung im realen Raum fehlen, ist die Wahrscheinlichkeit der Fehlkommunikation groß.

Diese vier Schritte können Dir helfen, Deine Kommunikation so zu gestalten, dass sie ihren Empfänger unmissverständlich erreicht – ganz unabhängig davon, welches Tool Du nutzt.

1. Gib Deiner Botschaft einen Kontext

Du entwickelst Deine Kommunikation anhand eines bestimmten gedanklichen Bezugsrahmens, aber Dein Empfänger teilt diese Denkweise nicht zwangsläufig. Deswegen sind schriftliche Kurznachrichten via Chat oder E-Mail so anfällig für Missverständnisse. Allein der Einsatz von Emojis lässt Raum für Interpretationen und kann Deine Nachricht beim Empfänger in einen völlig anderen Kontext setzen, als von Dir beabsichtigt.

Beuge Missverständnissen vor, indem du von vornherein kommunizierst, warum Du dich meldest, worum es geht und was das große Ganze ist, auf das Du Bezug nimmst. Das schafft nicht nur für Dein Gegenüber Klarheit, sondern hilft auch Dir, dein Anliegen zu konkretisieren.

Und andersherum: Wenn Du selbst auf der Empfängerseite stehst und Dir der Kontext einer Nachricht unklar ist, gebe Deinem Gesprächspartner die Chance, Deine offenen Fragen zu beantworten, anstatt Dich über das unklare Briefing zu ärgern. “Assuming positive intent” – eine positive Absicht vorauszusetzen ist ein Leitmotiv, das helfen kann, kommunikativen Missverständnissen konstruktiv zu begegnen.

2. Formuliere Deine Erwartungen

Wir alle jonglieren täglich mehrere Bälle gleichzeitig. Besonders in der virtuellen Zusammenarbeit können unkonkrete, verwirrende Anfragen schnell als Zeichen mangelnden Respekts gegenüber der Zeit des Einzelnen wahrgenommen werden. Du weißt nie, in welcher Situation Du Deinen Kollegen mit Deinem Anliegen erwischst – vielleicht ist er gerade vertieft in ein Projekt oder gestresst.
Anstatt Dein Gegenüber mit Deiner Anfrage zu überrumpeln, lass ihn wissen, welches Ziel Du verfolgst und welche Erwartungshaltung ihm gegenüber damit einhergeht. Möchtest Du ihn lediglich über ein Thema in Kenntnis setzen, oder erwartest Du eine konkrete Handlung von ihm? Besonders für Meetings gilt: Definiere vorab eine Agenda, damit alle Beteiligten wissen, was auf sie zukommt und sich gegebenenfalls vorbereiten können. Nicht nur Deine Kollegen mit starker Präferenz im B-Quadranten werden es Dir danken.

3. Kommuniziere das “Was”

Ebenso wichtig für eine gelungene Kommunikation ist das “Was” – die Daten und Fakten, die Deinem Anliegen zugrunde liegen. Aber Achtung: Oft neigen wir dazu, gleich mit der Tür ins Haus zu fallen, anstatt den Kontext und die Erwartungshaltung zu formulieren. Das kann dazu führen, dass deine Gesprächspartner Dir nicht folgen können und abschalten oder Deine Worte falsch interpretieren.

Vermittle also zunächst den Kontext Deines Anliegens, um Deinem “Was” einen Rahmen zu geben und Du wirst sehen, dass Deine Kommunikation deutlich effektiver und zielgerichteter abläuft.

4. Schaffe Raum für Interaktion

Es liegt in unserer Natur, Verbindungen zu dem herzustellen, was wir hören oder lesen. Wenn wir uns mit einem Thema oder einer Geschichte identifizieren können, ist die Wahrscheinlichkeit wesentlich höher, dass es uns relevant erscheint.

Mache Dir dieses Phänomen zu Nutze und versuche, Dein Gegenüber mit aktivierenden Impulsen und Interaktion für Dein Thema zu gewinnen, anstatt bloß Dein Anliegen vorzutragen. Frage nach seiner Meinung und mache deutlich, dass sein Beitrag zum Gelingen des Projekts oder zur Lösungsfindung relevant und erwünscht ist.

Vielleicht hast Du gemerkt, dass die vier Schritte sich den vier Quadranten des Whole Brain® Modells bedienen. Du wirst feststellen, dass Du Deine Gegenüber je nach Denkstilpräferenz mit jedem dieser Schritte unterschiedlich stark abholst – Menschen mit einer hohen Präferenz im eher faktisch geprägten A-Quadranten werden Dich vielleicht bitten, gleich zum Punkt zu kommen, anstatt erst ausführlich den Kontext zu erläutern. Menschen mit einer Vorliebe für den zwischenmenschlich orientierten C-Quadranten hingegen ist der persönliche Austausch über Dein Thema besonders wichtig.

 

Versuche, Dich in deinem nächsten Gespräch – sei es per Chat, Mail oder Telefon – entlang dieser vier Schritte zu hangeln und Du wirst schnell erste Anzeichen finden, mit welcher der Perspektiven Du Dein Gegenüber am besten ins Boot holst.

Du möchtest mehr über die verschiedenen Denkstilpräferenzen erfahren und das Whole Brain® Modell vielleicht sogar beruflich einsetzen? Hier erfährst Du mehr!

Aufgrund der aktuellen Situationen führen wir unsere Zertifizierungen übrigens derzeit virtuell durch – statt in einer Stadt, treffen wir uns wöchentlich in Online-Seminaren, an denen Du ganz bequem von Zuhause aus teilnehmen kannst. Hier findest Du eine Übersicht unserer nächsten Termine und kannst Dir gleich einen der letzten Plätze sichern.

 

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